[Organização Pessoal] Como organizar o seu dia

Eu sei que 24 horas podem parecer pouco nessa rotina doida e cheia de compromissos e atividades que mantemos. Mas será que dá para organizar o dia, ser mais produtivo e até ganhar mais tempo para fazer as coisas que amamos mesmo tendo tantas coisas para fazer?
No post de hoje eu vou te dar várias dicas de como organizar o seu dia e conseguir produzir mais e melhor fazendo com que seu tempo seja aproveitado com qualidade.

Lembrando que não precisa aplicar todas as dicas que vou dar aqui. Se uma delas fizer sentido para a sua rotina faça um teste. Organização pessoal, como o próprio nome diz, é pessoal e certas técnicas e ferramentas se adaptam bem para algumas pessoas e para outras não. O ideal é sempre testar e observar se houve melhora, se ajudou na sua organização e produtividade. Ela precisa simplificar a sua vida.

1. Tenha uma agenda para anotar seus compromissos

É 2019 e eu ainda insisto: tenha uma agenda para anotar seus compromissos e tarefas pontuais.

Não existe outra forma de ter um dia mais organizado sem uma agenda, seja ela de papel ou eletrônica (Google Calendar).

Mas use a agenda com cuidado, ali anote compromissos e tarefas pontuais, por exemplo:

• Dentista dia X às xx horas;
• Entregar relatório para gerência (no dia X)
• Levar o livro pra devolver na biblioteca (no dia X)
• Retornar a ligação para fulano (dia X)
• Revisar os dois posts da semana (dias X e X)
• Realizar o sorteio do instagram (dia X)

O que não deveria estar na agenda, por exemplo?

• Organizar o guarda-roupa
• Revisar o livro
• ou um monte de anotações de recados e lembretes durante o dia.

A agenda é feita para registramos compromissos e tarefas pontuais, é mais fácil você anotar as demais coisas num caderno caixa de entrada.

           | Leia o artigo "Como se organizar em 2019"

2. Use um caderno caixa de entrada

O caderno caixa de entrada será a sua central de download do dia. Ali sim você pode anotar tudo, inclusive enquanto estiver realizando as atividades.

Pode usar um caderno pequeno que caiba em sua bolsa, mochila ou pasta.

No final do dia processe tudo o que anotou nele. O que precisa ser repassado pra agenda já repasse. O que precisa ser feito com urgência no outro dia também.

A sua agenda vai ficar mais organizada e com uma aparência mais bonita do que uma cheia de rabiscos sem sentido. Deixe os rabiscos e anotações gerais no seu caderno caixa de entrada, beleza?

Faço isso há 5 anos e funciona, inclusive eu sempre recomendo para as pessoas que trabalham comigo, algumas adotaram a técnica e adoraram.

3. Tenha sempre DUAS prioridades no seu dia

Não três, nem cinco, nem dez. Duas.

Prioridade é aquilo que somente você, e mais ninguém pode fazer. Elas são urgentes e dependem de você. Outras atividades podem até ser urgentes mas você poderia delegar para outras pessoas que também são capazes de realizá-la.

Sempre anote essas suas duas prioridades do dia no dia anterior. Assim você acorda  e começa o dia sabendo o que precisa ser feito. Aí não perde tempo pensando além de evitar a procrastinação.

       | Você pode gostar desse artigo: "Como ter uma rotina produtiva trabalhando em casa"

4. Utilize a técnica do Pomodoro

Já falei exclusivamente sobre ele nesse post aqui.

Mas resumidamente, ele consiste em você usar um timer e se concentrar totalmente numa tarefa por 25 minutos. Trabalhar sem parar, com foco total. Depois dos 25 minutos, você para 5 min para levantar tomar uma água, ir ao banheiro, se alongar e etc.

A cada 4 pomodoros (cada sessão de 25 minutos) você pode parar 20 a 30 minutos para um intervalo.

Assim você vai trabalhar com foco total por 2 horas, vai produzir muito mais em menos tempo e não vai procrastinar. Eu uso sempre, até mesmo para escrever e estudar. Funciona muito.

         | Você pode gostar desse artigo "Como ser mais produtivo com a técnica do Seiri"

5. Controle o seu tempo nas redes sociais

O feed do instagram, facebook ou twitter pode roubar mais de 10 horas do seu dia! 

Não acredita?

Então monitore todas as vezes que você entra nessas redes. Eu fiz isso com o aplicativo BreakFree (disponível somente para Android. Eu pesquisei opções para IOS e encontrei as recomendações do Moment, teste para saber como ele funciona) e fiquei assustada com o quanto de tempo eu perdia nelas.

Comecei a anotar na agenda os momentos de utilizar as redes sociais e reduzi esse número para menos de 5 horas, o que ainda é muito. Preciso me monitorar e continuar reduzindo o acesso. Pois essas horas são preciosas para minhas leituras, escrita e até mesmo para os estudos.

Eu sou blogueira e preciso usar as redes sociais, mas é ridículo passar tanto tempo lá apenas rolando feed. Desde que aprendi a técnica dos 80/20 (vou falar dela em breve) comecei a focar minha atenção e tempo em coisas que realmente dão mais resultado.

Instale um desses aplicativos e utilize ele por um mês. Depois acesse os relatórios e fique triste, pois sabe aquela desculpa de "não tenho tempo?" então, ela pode ir por água abaixo depois de ver quanto tempo ficamos no celular usando as redes sociais.

Um truque que utilizo com o computador é abrir as minhas abas da internet que preciso quando vou escrever e abro outra para redes sociais, ai eu não posso apenas mudar de janela rapidamente preciso abrir outra guia da internet. Isso dá preguiça. =)

6. Quebre tarefas grandes em pequenas tarefas.

Olhar para uma grande tarefa dá vontade de desistir, eu sei. Sinto isso também. É aquela preguiça de não saber por onde começar.

Por isso, aprendi a quebrar essas grandes tarefas em outras menores, ou em passos.

Se revisar o livro pode parece ser difícil, e é, eu vou dividir entre a semana quantos capítulos revisarei por dia.

Assim, revisar 5 capítulos do livro parece mais fácil que revisar o livro inteiro.

Essa técnica é super eficaz e te ajuda a não procrastinar nas tarefas.

7.  Use listas!

Eu sou a maior defensora de listas. Tenho listas para escrever artigos, como tirar fotos, como analisar um livro, roupas e itens da casa que preciso comprar, listas e mais listas. Elas me ajudam a não pirar e organizar melhor as minhas ideias.

Eu falei exclusivamente delas nesse artigo aqui.

Compre blocos de anotações ou utilize o seu caderno caixa de entrada pra fazer elas.

8. Tenha uma caixa de entrada.

Sabe a papelada que se acumula por todos os cantos? E os boletos que ficam extraviados? E documentos importantes que você precisa revirar a casa pra achar?

Se você utilizar uma caixa de entrada física para reunir ali todas as coisas antes de dar o destino certo isso não acontecerá mais.

Caixas de entradas físicas, assim como os cadernos caixa de entrada te ajudam a organizar os papeis.

Tenha uma na sua casa e também no seu trabalho. Coloque ali todas as pendências e papeis que surgirão ao longo do dia.

Na sexta-feira a sua caixa de entrada precisa estar vazia, ou com sinalizações de datas quando dependem de outras pessoas.

*****

Resumindo: comece o dia com suas duas prioridades, utilize a agenda da maneira correta. Use um caderno caixa de entrada e uma caixa de entrada física. Ao longo do dia use listas para te ajudar nas suas tarefas e quebre as grandes tarefas em outras menores. Controle o tempo gasto nas redes sociais e use a técnica do Pomodoro para ter foco total e terminar antes suas atividades.

Se você colocar em prática pelo menos uma dessas dicas eu tenho certeza que seu dia já vai começar a ficar mais organizado e vai até sobrar um tempinho pra fazer alguma coisa que você ama.

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Beijos e até a próxima dica.

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